Policy sull'abuso d'ufficio e la corruzione

INTRODUZIONE

Possiamo trattare con chiunque e operare ovunque e ci impegniamo a farlo in modo legale, etico e con integrità. Come parte di questo impegno, non vengono accettate tutte le forme di subornazione e corruzione e non verranno tollerate. Non dobbiamo comportarci in maniera illecita quando ci rapportiamo con altre persone e dobbiamo assicurarci che non lo facciano nemmeno le terze parti che agiscono a nostro nome.

Questa politica anti-subornazione e anti-corruzione definisce le politiche di Bolliger per prevenire atti di questo genere. Queste politiche e queste procedure sono state progettate per rispettare la legislazione in materia di subornazione e corruzione su base globale.

La presente politica fornisce una guida agli standard di comportamento a cui tutti dobbiamo aderire e, buona parte di questa, riflette il buon senso e le buone pratiche commerciali che tutti noi seguiamo in ogni evento. Questa politica è progettata per aiutare a identificare ciò che è proibito, in modo da evitare subornazione e corruzione, e fornisce supporto e assistenza quando non si è sicuri della presenza di un problema e quando sono necessari ulteriori consigli.

A chi si applica questa politica

Gli standard fondamentali di integrità sotto cui operiamo non variano in base al luogo in cui lavoriamo o a chi ci rapportiamo. La presente politica viene applicata a tutti i dipendenti, i funzionari e i direttori dell'Azienda e alle società per azioni collegate all'Azienda stessa ("dipendenti della Società"). Inoltre, a dipendenti, funzionari e direttori dei rappresentanti della società, venditori, appaltatori, spedizionieri, agenti, inclusi agenti di viaggio autorizzati, Agenti di vendita generali e Agenti di assistenza a terra e qualsiasi altra entità che svolge servizi per la Società o a suo nome.

È responsabilità di ciascuno di noi garantire il rispetto di questi standard nella nostra vita lavorativa quotidiana. Questa politica stabilisce un singolo standard che tutti i dipendenti devono rispettare, indipendentemente dal fatto che le leggi o le pratiche locali possano consentire il contrario. Parte dell'impegno di Bolliger per prevenire la subornazione e la corruzione consiste anche nel garantire che le persone che agiscono a nostro nome lo facciano in conformità con efficaci politiche anti-subornazione e anti-corruzione. Di conseguenza, quando coinvolgiamo terze parti come agenti, distributori o partner, abbiamo l'obbligo di portare a termine un'adeguata valutazione sufficiente nel momento della stipulazione di accordi per avere la sicurezza che non agiscano in maniera illecita e per monitorare periodicamente le loro prestazioni per garantire una costante conformità. In breve, se non lo facciamo noi, non lo farà nessuno.

La mancata osservanza di questa politica, intenzionale o meno, può comportare azioni disciplinari (fino al licenziamento incluso) e responsabilità penale per la persona coinvolta (fino alla reclusione inclusa). Ai dipendenti verrà richiesto di confermare che hanno letto e capito la politica e che soddisfano questi termini come parte dei loro processi di valutazione del lavoro in fase di svolgimento. Inoltre, ai dipendenti pertinenti verrà richiesto di partecipare a un training per supportare la guida nella presente politica.

COSA SI INTENDE PER SUBORNAZIONE?

La subornazione implica quanto segue:
quando un vantaggio finanziario o di altro tipo viene offerto, dato o promesso a un'altra persona con l'intenzione di indurla o premiarla o a un'altra persona per l'adempimento delle proprie responsabilità o dei propri doveri in modo improprio (non deve essere la persona a cui viene offerta la tangente quella che agisce impropriamente)
quando un vantaggio finanziario o di altro tipo viene richiesto, accettato o si è d'accordo con la sua ricezione da un'altra persona con l'intenzione di indurla o premiarla o da un'altra persona per l'adempimento delle proprie responsabilità o dei propri doveri in modo inappropriato (non deve essere la persona che riceve offerta la tangente quella che agisce impropriamente)
Non importa se la tangente è:
data o ricevuta direttamente o attraverso una terza parte (ad esempio qualcuno che agisce a nome di Bolliger, come un agente, un distributore, un fornitore, un partner o un altro intermediario)
o il benefit di chi riceve o di qualsiasi altra persona
La tangente può avere qualsiasi forma, ad esempio:
denaro (o l'equivalente dei contanti in azioni)
doni insensati, intrattenimento o accoglienza
mazzette
sconti ingiustificati o commissioni eccessive (ad esempio per agenti di vendita o agenti di marketing)
indennità o spese ingiustificate
pagamenti di “agevolazioni”/pagamenti effettuati per svolgere il normale lavoro in modo più rapido e/o per dare la priorità a un particolare cliente
donazioni politiche/di beneficenza
uso non remunerato di servizi o strutture aziendali
qualsiasi altra cosa di valore

Questa politica si applica sia al settore pubblico che a quello privato. Trattare con funzionari pubblici costituisce un rischio particolarmente elevato legato alla subornazione e alla corruzione. Di seguito vengono indicate linee guida specifiche da seguire quando sono coinvolti funzionari pubblici. Una violazione delle leggi sulla subornazione può comportare multe sia per la società che per l'individuo coinvolto e, in alcune giurisdizioni, potrebbe anche comportare la reclusione.

Come faccio a sapere se un oggetto è una tangente?

Nella maggior parte dei casi, è il buon senso a determinare se ciò che viene offerto sia una tangente. Tuttavia, ecco alcune domande che da porsi in caso di dubbio:
mi si sta chiedendo di pagare qualcosa o di fornire qualsiasi altro benefit oltre al costo dei servizi prestati, ad esempio una commissione eccessiva, un dono generoso, una percentuale o un contributo a un'organizzazione di beneficenza o politica?
mi si sta chiedendo di effettuare un pagamento per dei servizi a persone diverse dal fornitore?
l'ospitalità o i doni che offro o ricevo sono appropriati e giustificati? sarei imbarazzato nel parlarne?
quando viene offerto o ricevuto un pagamento o un altro benefit, so o sospetto che venga fatto per indurre o premiare un trattamento di favore, indebolire un processo decisionale imparziale o persuadere qualcuno a fare qualcosa che non farebbe durante la corretta esecuzione del lavoro?

POLITICHE E PROCEDURE

Divieti generali

Sono vietate tutte le forme di subornazione e corruzione. Non tollereremo alcun atto di subornazione o corruzione. Qualsiasi violazione di questa politica o della legge locale potrebbe comportare l'adozione di un’azione disciplinare e, in definitiva, il licenziamento. In realtà non è necessario che si abbia concretamente una tangente: anche solo promettere di dare una tangente o accettare di riceverne una è proibito. La subornazione è vietata quando si tratta con qualsiasi persona che fa parte del settore pubblico o privato e le disposizioni di questa politica vengono applicate in maniera generale. Tuttavia, molti Paesi hanno controlli specifici relazionati ai rapporti con dei funzionari pubblici e, in queste circostanze, questa politica include requisiti precisi.

Regali, ospitalità e spese

Fare o ricevere doni oppure ospitalità è spesso una parte importante nel mantenimento e nello sviluppo di relazioni commerciali. Tuttavia, tutti i doni e l'ospitalità devono avere uno scopo autentico, appropriato, dato nel normale svolgimento dell'attività e devono rispettare la politica aziendale e le leggi locali. Omaggi o ospitalità generosi o insensati, siano essi dati o ricevuti, non sono accettabili in quanto possono dare l'impressione che stiamo cercando di ottenere o ricevere un trattamento aziendale di favore, fornendo alle persone benefit personali. Inoltre, i regali e l'ospitalità possono essere essi stessi una tangente. Cercare di evitare anche solo l’aspetto del dare o del ricevere doni oppure ospitalità che potrebbe influenzare le decisioni prese in nome di Bolliger.

Pagamenti di agevolazioni

I pagamenti di agevolazioni sono rappresentati da eventuali pagamenti, non importa quanto piccoli, effettuati a un funzionario per aumentare la velocità con cui svolge il proprio lavoro. Ad esempio, potrebbe riguardare la velocizzazione dello sdoganamento. Tutti i pagamenti di agevolazioni sono generalmente vietati. Tuttavia, la sicurezza delle persone è la nostra principale preoccupazione e capiamo che potrebbero presentarsi circostanze in cui non si ha alternativa se non quella di effettuare un pagamento di agevolazioni al fine di evitare la perdita di vite umane, arti o libertà. Qualsiasi richiesta di pagamento di agevolazioni deve essere segnalata al proprio responsabile anti-subornazione e anti-corruzione.

Agenti, distributori, fornitori e partner

Bolliger potrebbe essere responsabile degli atti di individui che agiscono a suo nome, tra cui include agenti, distributori, fornitori e partner (insieme denominati "terze parti"). Pertanto, ci impegniamo a promuovere il rispetto di efficaci politiche anti-subornazione e di anti-corruzione da parte di tutte le terze parti che agiscono a nome di Bolliger. Tutte le terze parti devono essere informate dei termini della politica di Bolliger e dei loro obblighi di osservanza. Tutti gli accordi con terze parti dovrebbero essere soggetti a termini contrattuali chiari, che includono disposizioni specifiche che impongono il rispetto di standard e procedure minimi in materia di subornazione e corruzione. Non devono essere coinvolte terze parti conosciute o che in modo ragionevole si sospettano essere coinvolte in atti di subornazione.

Prima di assumere una qualsiasi terza parte dovrebbe essere intrapresa un’adeguata valutazione. Il livello appropriato dell'adeguata valutazione varierà in base alle circostanze e per ogni caso dovrebbe essere usato il proprio giudizio.

Le domande da porsi sono:
chi sono: ho visto i documenti che dimostrano che sono chi dicono di essere?
con chi altri hanno lavorato: hanno referenze?
sono ben affermati con una buona reputazione o sono meno noti, quindi devo fare di più per avere maggiori informazioni?
operano in un territorio in cui la subornazione prevale?
sono felici di firmare un contratto in cui ci si accorda di conformarsi alle procedure anti-subornazione? hanno un loro programma anti-subornazione?
ho fatto ricerche base come quelle su Google, ricerche di directory aziendali, ecc.?
esistono incongruenze tra il fornitore dei servizi e la persona che sto pagando?
le commissioni/i pagamenti sono in linea con le pratiche del mercato generalmente accettate?

Alcune transazioni ad alto rischio richiederanno un'ulteriore adeguata valutazione che potrebbe richiedere un'indagine indipendente. Ove appropriato, ai dipendenti verrà fornita una guida utile ed elenchi di controllo per supportare il processo di valutazione.

Tutti i pagamenti e le commissioni a terze parti devono:
essere realizzati in conformità con le politiche locali pertinenti nella propria attività come stabilito dal proprio line manager
essere effettuati tramite bonifico bancario attraverso il sistema di contabilità dei fornitori ed essere contabilizzati internamente
devono essere in linea con le tariffe e le prassi commerciali generalmente accettate per il servizio in questione e non devono essere eccessivi in modo ingiustificato o non sostenibili
devono essere effettuati in conformità con i termini del contratto sottoscritto con la persona o la società che fornisce i servizi

Se si pensa che gli accordi con una terza parte non siano conformi a questa politica, è necessario chiedere supporto al proprio responsabile locale anti-subornazione e anti-corruzione.

Rapporti con funzionari pubblici

Sebbene questa politica si applichi sia al settore pubblico che a quello privato, trattare con funzionari pubblici comporta un rischio particolarmente elevato legato alla subornazione a causa delle rigide norme e dei regolamenti presenti in molti Paesi. Per funzionari pubblici si intendono quelli dei dipartimenti governativi, ma anche i dipendenti di imprese commerciali di proprietà o controllate dal governo, dalle organizzazioni internazionali, da partiti e candidati politici. È vietato fornire denaro o qualsiasi altro oggetto di valore, non importa quanto piccolo, a qualsiasi pubblico ufficiale allo scopo di influenzarlo nella qualifica ufficiale.

È richiesta l'approvazione preventiva del proprio responsabile locale anti- subornazione e anti-corruzione in relazione a:
qualsiasi pagamento relativo a tasse, stipendi o commissioni (ciò non include le spese ufficiali)
doni e ospitalità
la fornitura di contributi di beneficenza legata ai rapporti con un pubblico ufficiale

Inoltre, molti funzionari pubblici hanno le proprie regole in merito all'accettazione di doni, ospitalità, ecc. E noi dobbiamo rispettare tali regole ove applicabili. Le donazioni politiche da o a nome di Bolliger sono vietate.

CONFORMITÀ ALLA POLITICA

È responsabilità dell'ufficiale anti-subornazione e anti-corruzione locale garantire la conformità con questa politica in ogni azienda. Bolliger si assume la responsabilità ultima del rispetto di questa politica in tutto il gruppo. Tuttavia, ognuno di noi ha l'obbligo di agire con integrità e di assicurarsi di comprendere e rispettare la politica. La conformità permanente verrà monitorata e segnalata dall'audit interno. Il training verrà fornito ai dipendenti interessati in tutto il gruppo per supportarli a rispettare le loro responsabilità. Inoltre, tutti i dipendenti dovranno confermare di aver compreso e rispettato annualmente la politica.

Esecuzione della denuncia verbale

Bolliger si impegna a garantire che i dipendenti possano parlare con fiducia in caso di dubbi o se abbiano la necessità di richiedere supporto. Se si sospetta o si nota qualcosa che si ritiene possa violare questa politica, si ha l'obbligo di segnalarla. In primo luogo, si dovrebbe parlare delle proprie preoccupazioni con il responsabile locale anti-subornazione e anti-corruzione. In alternativa, è possibile segnalare i propri dubbi. Bolliger non tollererà ritorsioni di alcuna forma contro nessuno per aver sollevato dubbi o segnalato ciò che viene ritenuto in tutta sincerità un comportamento scorretto, non etico o inappropriato. Tutte le segnalazioni verranno trattate in maniera confidenziale.

Sistema di segnalazione

Qualsiasi richiesta diretta o indiretta da parte di un pubblico ufficiale o di una parte privata per pagamenti (compresi i pagamenti di agevolazioni), regali, viaggi di lavoro, spese per pasti o intrattenimenti, occupazione, opportunità di investimento, sconti personali o altri benefit personali diversi dalle spese appropriate e in buona fede fatta al pubblico ufficiale o a una parte privata, un familiare o una persona da lui indicata, deve essere immediatamente segnalata alla società. Bolliger sceglierà il modo più appropriato di procedere, in conformità con le leggi anti-corruzione e la presente procedura anti-corruzione.